Die Freude mit der Bürokratie…

Das muß ich jetzt einfach mal loswerden… Zwischen den Zulassungsdaten dieser beiden Fahrzeuge liegen genau 50 Jahre: der Bulli im Dezember 1963, der große LKW Ende November 2013. Schon erstaunlich, was sich in dieser Zeit alles geändert hat. Wenn ich bei schönem Wetter mal eine „Werbefahrt“ durchs Sauerland und um den Sorpesee mache, zaubert der Anblick des Bullis vielen Passanten und anderen Autofahrern ein Lächeln ins Gesicht, teilweise winken und grüßen sie – sicher mehr den Bulli als mich! Ich denke, dabei geht es nicht nur um den T1 – Bulli, sondern auch um die damalige Zeit – in der vieles einfacher und unkomplizierter war. In den Bulli setzte man sich hinein und fuhr los, wenn man einen PKW – Führerschein hatte. Das geht nun nicht mehr so leicht. Für eine Fahrt in einem 7,5 t LKW (wie im Bild) muß man einen eigenen Führerschein haben, außerdem eine Fahrerkarte, die bei den Fahrten in das Lesegerät gesteckt wird und regelmäßig im Büro ausgelesen wird. Außerdem müssen die Fahrer sich bestätigen lassen, wann sie Urlaub haben, und aufpassen, daß sie nicht an zu vielen Tagen damit fahren. Zusätzlich müssen sie eine Schulung mitmachen um eine entsprechende Grundqualifikation zum Fahren des LKW zu erlangen. Diese Schulung dauert 5 x 7 Stunden – also eine ganze Woche. Sie muß alle 5 Jahre wiederholt werden. Ein Inhalt dieser Schulung ist die Ladungssicherung. Hier erfahren unsere Fahrer, wie die Brot,- Brötchen- und Kuchenkörbe so zu befestigen und zu sichern sind, daß sie nicht umfallen! Es spielt dabei keine Rolle, daß unsere Fahrer teilweise 20 Jahre Erfahrung darin haben die eckigen Körbe in einem eckigen LKW – Koffer so zu befestigen, daß sie ohne in jeder Kurve umzufallen in den Filialen ankommen. Vorsichtshalber erfahren sie auch, wie man Maschinenteile, Holzstämme und andere schwere, bewegliche Güter sichert – kann ja sein, daß wir das auch mal transportieren… Wie geschrieben – 7 (sieben) Stunden Ladungssicherung!! (Hier kommt sicherheitshalber ab und zu jemand bei uns vorbei, der prüft, ob wir das alles auch richtig machen). Weitere Schulungsinhalte sind: Bremsen und Motoren – auch 7 Stunden. Hier lernt man, wie der Motor funktioniert und wie die Bremsen. Zu Bullis Zeiten konnte man auch selber schon mal Reparaturen durchführen, heute leuchten Lampen, man bleibt auf dem nächsten Parkplatz stehen und ruft mit dem Handy (das gab´s ja früher noch nicht) den ADAC oder eine Werkstatt an und läßt es reparieren (es ist ja auch kein entsprechendes Werkzeug im Auto) – wofür dann die Schulung? 7 (sieben) Stunden!! In weiteren 7 Stunden werden die ganzen rechtlichen Vorschriften unterrichtet – das kann ich verstehen! Hier gibt es mittlerweile so viele, daß man 7 Stunden braucht um sie durchzusprechen! Andere Unterrichtsinhalte sind: richtige Ernährung für LKW – Fahrer. Unabhängig davon, daß unsere Fahrer mittags alle zu Hause sind und dort wahrscheinlich auch zu Mittag essen, wissen sie jetzt, was sie an einer Autobahnraststätte essen sollten und was lieber nicht, wenn sie da essen würden. Es werden auch Fitnessübungen gezeigt, damit nach langen Fahrten der Kreislauf wieder in Schwung kommt – bei uns fährt kaum jemand länger als eine Stunde am Stück… Dankenswerterweise wird auch noch unterrichtet, was man bei grenzüberschreitenden Transporten beachten muß!! Das Thema: „wie benehme ich mich beim Kunden richtig…“ gehört auch dazu – das mag wieder etwas helfen Damit unsere Fahrer gesundheitlich fit sind, müssen wir alle 3 Jahre eine Untersuchung (G 25) durchführen lassen. Hierbei geht es um Fahrtüchtigkeit und darum, ob die Sehkraft bzw. die Brille noch o.k. sind. Anschließend brauchen wir die Fahrer nur noch 1x jährlich daran erinnern wie man richtig in einen LKW ein- und aussteigt und zum Thema Infektionsschutzgesetz schulen. Wenn dann der Führerschein auch noch gültig ist, das müssen wir natürlich auch regelmäßig (2x jährlich) kontrollieren und mittels Kopie nachweisen können, dürfen sie endlich einsteigen und losfahren! Auch unsere Bäcker werden natürlich geschult: Neben den jährlichen Schulungen über das Infektionsschutzgesetz, über Arbeitsschutz und Hygiene müssen wir eine Untersuchung und Beratung für regelmäßige Nachtarbeit anbieten. Die Beratung dauert ca. 1 Stunde und das Ergebnis ist: wer nachts arbeitet, muß tagsüber schlafen! Dies sollte mind. 6 Stunden am Stück sein. Wichtige Voraussetzungen hierzu sind: es ist dunkel (also Rollade runter), es ist leise (also kein Lärm im Zimmer) und vorher nicht mit 5 Tassen Kaffee frühstücken. Im ganzen Betrieb hängen Reinigungspläne: tägliche, wöchentliche, monatliche. Nach diesen Plänen werden Geräte, Maschinen, Wände, Böden…gereinigt. Die Pläne werden aufbewahrt und regelmäßig aktualisiert. Unsere Konditoren bekommen dann noch einmal im Jahr eine Unterweisung zum Thema Verhütung von Bränden an Fettpfannen. Wie ja in V aktuell schon geschrieben, müssen wir alle 2 Jahre eine Unterweisung und Übung mit Feuerlöschern durchführen. Neu ist jetzt, daß wir auch Brandschutzhelfer ausbilden müssen – diese haben dann eine ähnliche Aufgabe wie Ersthelfer, die wir ja auch alle 2 Jahre schulen müssen. Die Feuerlöscher werden alle zwei Jahre überprüft. Öfter im Jahr werden Abklatschproben von Tischen und Geräten genommen und auf bakteriologische Kontamination untersucht. Weitere Untersuchungen sind: G 23: Mehlstaub, G 24: Feuchtarbeitsplätze (dazu gehören Waschräume und das ständige Arbeiten mit dichten, langen Handschuhen) G 39: Schweißer (unsere Handwerker schweißen ja auch schon mal), G 37: Bildschirmarbeitsplätze (für´s Büro) , G 20: Lärm (für Mitarbeiter/innen, die in lauten Räumen arbeiten). Hier bin ich verpflichtet durchzusetzen, daß der Gehörschutz auch getragen wird – zur Verfügung stellen, ein Schild aufhängen und eine Anweisung unterschreiben lassen, reicht nicht aus! Wenn Fremdhandwerker kommen um eine Maschine zu reparieren oder andere Arbeiten durchzuführen, bei denen geschweißt oder geflext wird, müssen diese vor dem Beginn dieser Tätigkeit einen Schein ausfüllen, der auf Vorkehrmaßnahmen und Sicherheitsmaßnahmen hinweist. Einmal im Jahr erinnern wir die Firmen, die regelmäßig bei uns arbeiten daran, daß sie dies jedesmal vor einer entsprechenden Tätigkeit machen müssen. Natürlich werden auch unsere Verkäuferinnen geschult: Hygiene- Infektions- und Arbeitssicherheit. Dass unsere Verkäuferinnen an diesen Schulungen teilgenommen haben, muß selbstverständlich dokumentiert werden (wie die Schulungen weiter oben auch). Diese Dokumentation muß auf einem Sammelunterschriftenblatt und auf Einzelblättern erfolgen. Nicht ganz einfach ist dies, wenn eine Verkäuferin in verschiedenen Filialen arbeitet oder in der Urlaubszeit nicht in ihrer Stammfiliale ist, weil in jeder Filiale nachgewiesen werden können muß, dass diese Schulungen durchgeführt wurden. In unseren Filialen müssen täglich Messungen der Kühlungen durchgeführt werden – und dokumentiert! Auch werden Stichproben der Kerntemperaturen gemacht – und dokumentiert. Da geeichte Temperaturfühler sehr teuer sind, reicht es aus, wenn wir einen geeichten im Betrieb haben, mit dem die anderen einmal jährlich abgeglichen werden – wenn wir auch dies dokumentieren, ist es schon o.k.. Die Temperaturmessungen werden auch schon im Betrieb vorgenommen – ab der Anlieferung der Rohstoffe: Beispiel Sahnetorte: Wenn wir die Sahne angeliefert bekommen, erhalten wir vom Lieferanten einen Ausdruck mit dem Temperaturverlauf des Kühlwagens. Stichprobenartig messen wir die Kerntemperatur der Sahne (dokumentieren!). Dann kommt die Sahne in einen Kühlraum – auch hier wird täglich die Temperatur und stichprobenartig die Kerntemperatur dokumentiert. Dann stellen wir die Torte her, die anschließend sofort wieder in den Kühlraum kommt. Wenn der Fahrer die Torte übernimmt, mißt er eben noch stichprobenartig die Kerntemperatur und schreibt sie auf. Wenn er die Torte dann in der Filiale abliefert, prüft die Verkäuferin die Temperatur der Torte und dann kommt sie in die Theke, deren Temperatur täglich gemessen und dokumentiert wird. Dann bleibt nur zu hoffen, daß unsere Kunden im Sommer nachdem sie ein Stück Torte gekauft haben, nicht erst noch etwas anderes besorgen müssen und die Torte bei 35 ° C im Auto wartet. Nochmal Filialen: Hier müssen von allen Produkten, die wir verkaufen (Backwaren, Getränke, Aufschnitt, Sahne…) und benötigen (Reinigungsmittel…) Produktinformationen vorliegen, damit jeder sofort sehen kann, woraus diese Artikel bestehen. Betriebsanweisungen müssen für Geräte und Maschinen (Ofen, Schneidemaschine, Spülmaschine…) vorliegen und auch für Gefahrstoffe (scharfe Reinigungsmittel) Hier wird erläutert, welche Gefahren beim Umgang mit diesen Stoffen auftreten können, wie sie vermieden werden können und was gemacht werden muß, wenn doch etwas passiert ist (Reinigungsmittel in Auge…). Es muß eine Info der Berufsgenossenschaft vorliegen zum Thema: Wie benehme ich mich bei Gewalt am Arbeitsplatz und wie bei einem Überfall? Kontrolle: 1x im Jahr – und wieder …dokumentieren! Die Betriebsanweisungen und die Anweisungen für Gefahrstoffe müssen für den ganzen Betrieb vorliegen – und laufend aktualisiert werden. Sie sind am Arbeitsplatz für jeden sichtbar und leicht erreichbar auszulegen. Für Gefahrstoffe ist zusätzlich eine Gefahrstoffliste anzufertigen Natürlich können wir die Preisschilder in unseren Filialen nicht so gestalten wie wir das möchten: außer, daß sie selbstverständlich für die Kunden gut lesbar sein müssen (logisch) ist die Verkehrsbezeichnung bei den Artikeln mit einem Fantasienamen anzugeben (auch das ist logisch, auch wenn die Preisschilder immer am Artikel liegen und die Kunden die Artikel, die sie kaufen, ja sehen). Es muß auch der kg – Preis für Brot und Getränke angegeben werden (also eine 0,5 L Flasche Cola kostet 1,95 €, dann muß angegeben werden, daß 1 L 3,90 € kostet, bei einem 750g Brot für 2,95 ist der kg – Preis dann 3,93 €). Für Etiketten für verpackte Lebensmittel ist festgelegt, daß die Zutaten alle angegeben werden und zwar in absteigender Reihenfolge. Allergene müssen fett gedruckt sein, die Nährwertanalyse muß auf dem Etikett stehen, so wie der Produzent und das Mindesthaltbarkeitsdatum. Auch die Schriftgröße ist definiert: ein kleines x muß mind. 1,2 mm groß sein – außer, wenn die Verpackung kleiner als 80 cm² ist, dann reicht ein 0,9 mm großes kleines x! In unserem Betrieb haben wir dann auch ein Arbeitsmittelverzeichnis zu führen. In diesem Verzeichnis sind alle Maschinen und Geräte, die wir haben, aufgelistet. Hier muß eingetragen werden, wie oft die Maschinen/Geräte kontrolliert, gewartet und geprüft werden – und es wird dokumentiert, wann das geschehen ist und wer es gemacht hat. Im Betrieb dürfen keine privaten Elektrogeräte (Kaffeemaschinen, Radios…) stehen – ständig prüfen. Alle beweglichen elektrischen Teile und Geräte (einschl. Verlängerungskabel und Doppelstecker) müssen jährlich vom Elektriker geprüft werden. Als Nachweis kommt dann ein entsprechendes Etikett darauf. Alle unbeweglichen elektrischen Teile (Maschinen…) werden regelmäßig vom TÜV überprüft. Für jede Kälteanlage (Kühlhäuser, Gärunterbrecher…) haben wir eine Mappe, in die jede Wartung, jede Reparatur, jede Zuführung von Kältemitteln eingetragen wird. Alle Leitern sind jährlich zu prüfen und mit einem entsprechenden Aufkleber zu versehen. In unserer Mühle sind von allen Getreideanlieferungen Rückstellmuster zu machen – es geht darum, dass das Getreide nicht zuviel mit Mutterkorn belastet ist. Hier sind dann auch entsprechende Überprüfungen des Mehls durchzuführen. Bei der Annahme des Roggens wird dieser zunächst gereinigt. Dabei werden Unkrautsamen, Stroh und andere Verschmutzungen herausgesiebt. Diesen Reinigungsabfall müssen wir entsorgen – darüber ist dann ein entsprechender Nachweis zu erstellen und zu verwahren. Beim Mahlen des Getreides fällt dann neben Mehl auch Kleie an. Das sind die Schalenteile – der Rest vom Korn außer Mehl. Bei Vollkornbroten sind diese Schalenteile alle noch enthalten. Die Kleie verkaufen wir an einen Landwirt, der sie verfüttert. Auch hier sind wir angehalten von jeder Lieferung ein Rückstellmuster zu machen und die Kleie zur Untersuchung einzuschicken (Wunsch vom Landesamt für Natur, Umwelt- und Verbraucherschutz). Als wir dies das erste Mal gemacht haben, wußte ich nicht auf was die Kleie untersucht werden sollte und wo. Dankenswerterweise bekam ich dann vom Landesamt eine Info und eine Adresse in Münster. Nach einem Anruf dort habe ich ein Beutel mit Kleie und einem Brief mit der Bitte um Untersuchung losgeschickt. Untersucht werden sollte auf Inhaltsstoffe und Mutterkornbesatz. Nach ein paar Tagen kam ein Anruf aus Münster: „Worauf sollen wir untersuchen?“ Ich habe dann noch einmal erklärt, welche Untersuchungen das Landesamt wünscht. Normalerweise kommen solche Ergebnisse immer recht schnell. Als nach vier Wochen noch keine Info vorlag, habe ich telefonisch nachgefragt und mir wurde gesagt, daß die Untersuchung noch nicht abgeschlossen sei. Nach weiteren zwei Wochen wurde mir gesagt, daß diese Untersuchung keineswegs alltäglich wäre und daß man nicht wisse, wie man den Mutterkornbesatz untersuchen solle. Zwischenzeitig habe man das Muster nach Hannover geschickt, da aber auch keine Hilfe bekommen. Nun sei das Muster nach Dresden unterwegs – vielleicht klappt es da! Ich habe die Untersuchung dann sofort gestoppt. Mittlerweile habe ich ein Institut gefunden, daß diese Untersuchungen durchführen kann! Vor der Eröffnung einer neuen Filiale ist diese bei der Stadt anzumelden (Gewerbeanmeldung). Außerdem müssen wir sie bei der GEZ anmelden. Dort müssen wir Gebühren für Radio, Fernseher und Internetnutzung bezahlen, auch wenn dies alles dort gar nicht vorhanden ist! Für alle Filialen (mit wenigen Ausnahmen, in denen wir ein Radio für unseren Gästebereich haben) wird das ganz schön teuer! Wenn wir dann wirklich ein Radio laufen lassen, fallen noch GEMA - Gebühren an - auch dort ist die Filiale zu melden. Für Filialen, in denen Alkohol – also z.B. Bier in Flaschen – verkauft werden soll, muß man eine Gaststättenerlaubnis beantragen. Um diese dann auch zu bekommen, sind lediglich folgende Unterlagen dem Antrag beizufügen: der Antrag selber (einschl. Name des Ehegatten, Selbstauskunft zu: Insolvenzverfahren, eidesstattlicher Versicherung, Strafverfahren, Größe und Lage der Räume (WC, Gesellschaftszimmer, Lagerräume, Kühlraume, Terrasse…)), ein aktuelles Führungszeugnis, eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister (für alle Firmen, bei einer GmbH & Co KG also mind. für zwei), eine Bescheinigung in Steuersachen vom Finanzamt, eine Unbedenklichkeitsbescheinigung von der Stadtkasse, eine Auskunft aus dem Schuldnerverzeichnis nach altem und nach neuem Recht vom Amtsgericht, eine Negativerklärung des Insolvenzgerichtes vom Amtsgericht (für alle Firmen), ein Handelsregisterauszug (alle Firmen) vom Amtsgericht, den Gesellschaftsvertrag (alle Firmen), eine Kopie des Mietvertrages, 2 – 3 aktuelle Grundrisszeichnungen, 2 – 3 Lagepläne und einer Bescheinigung der IHK über die Unterrichtung über lebensmittelrechtliche Vorschriften (das brauchte ich nicht, da ich die Meisterprüfung im Bäckerhandwerk habe – also nur eine Kopie des Meisterbriefes). Dann fallen noch entsprechende Gebühren an. Die Genehmigung muß man dann selber abholen, wenn man nicht jemand mit einer Vollmacht schicken will, und diese auch bar bezahlen. Die Genehmigung gilt dann nur für diese Stadt und auch nur für eine weitere Filiale in der gleichen Stadt innerhalb von 6 Monaten. Ein Supermarkt, der ja auch regalweise Alkohol (Bier, Schnaps, Wein…) verkauft, braucht diese Gaststättenerlaubnis nicht, weil kein Stuhl vor den Regalen steht, auf denen die Kunden eine Flasche Bier trinken könnten. Sollte dann vor der neuen Filiale noch ein Werbeschild oder Tische und Stühle stehen, werden diese auch bei der Stadt beantragt. Liegt die Filiale in einer Fußgängerzone, muß hier für die Belieferung auch oft ein Antrag gestellt werden, der dann auch nur für ein bestimmtes Fahrzeug und ein festgelegtes Zeitfenster gilt. Wenn der Einrichtungsplan fertig ist, sprechen wir diesen mit der Lebensmittelaufsicht durch. So ergeben sich oft noch gute Aspekte, die hinterher helfen Probleme zu vermeiden (Fußbodenbeschaffenheit, Wände, Fliesen, Standorte Waschbecken…) Arbeitsschutzgesetz: Hier müssen wir darauf achten, daß tägliche Pausen, Ruhezeiten zwischen den einzelnen Schichten, die Anzahl freier Sonntage und auch die Richtlinien des Jugendschutzgesetzes eingehalten werden. Meldungen (z.B. für statistisches Bundesamt..): folgende Meldungen sind von uns regelmäßig zu machen: Monatsbericht (tätige Mitarbeiter, Entgelte, Umsatz, Arbeitsstunden), Produktionserhebung (4x Jahr), Energieverwendung (1x Jahr), Handelsstatistik (monatlich), Jahreserhebung Investitionen, Kostenstrukturerhebung (1x Jahr), Mühlenmeldung (2x Jahr). Diese ganzen Aufgaben brauche ich gottseidank nicht alle selber und alleine zu erledigen und viele Dinge laufen „automatisch“ wenn sie einmal organisiert sind, aber im Auge haben sollte ein Chef sie schon! An der Art meiner Ausführungen erkennt man sicher, wie meine Meinung dazu ist. Die meisten Dinge sind sinnvoll und richtig – teilweise ist es aber auch übertrieben. Schließlich kostet das alles viel Zeit und Geld – wollen wir das wirklich alles so perfekt und umfassend? So ein wenig Angst habe ich vor der Zukunft diesbezüglich schon: Was kommt noch alles? (Ich hätte da schon noch einige Ideen, die schreibe ich aber nicht, damit ich niemand auf falsche Gedanken bringe…) Die Politiker sprechen oft von weniger Bürokratie – das Gegenteil ist der Fall! Bisher haben wir ja auch noch nicht über andere wichtige Aufgaben gesprochen: Suche neuer Standorte für Filialen, Planung der Einrichtungen, Instandhaltung des Betriebsgebäudes, der Maschinen, der Geräte und der Filialen, Kauf neuer Maschinen, Marketingmaßnahmen, Qualitätssicherung, Entwicklung neuer Produkte, Organisation der Finanzierung, Festlegung von Zielen, EDV, Auswahl und Einkauf von Rohstoffen, Hilfsstoffen und Handelsware (Kaffeesorte, Aufschnitt….) usw… Auch diese Aufgaben sind auf mehreren Schultern verteilt und nur deswegen ist das alles zu bewältigen. Mit der Auflistung dieser Aufgaben wollte ich kein Mitleid erzeugen, sondern lediglich aufzeigen, welch gewaltiger bürokratischer und organisatorischer Aufwand nötig ist um Brot und Brötchen (und ab und zu eine Flasche Bier ) zu verkaufen. Ich bin sicher, daß ich noch einige Dinge vergessen habe – auch kommen immer wieder neue Aufgaben dazu. Wir versuchen ernsthaft alle diese Aufgaben zufriedenstellend zu erledigen – daß uns ab und zu auch mal etwas durchgeht, kann ich nicht ausschließen. Vielen Dank an alle, die mithelfen, daß es klappt! (Erst sollten dies zwei Seiten werden, dann dachte ich, na gut, dann werden es eben vier Seiten, die ich mit einigen Fotos auffülle – plötzlich war kein Platz mehr da für zusätzliche Fotos! ) Fortsetzung folgt sicher.

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